Es wird immer schwerer, Ihre Maus durch die Papierstapel und leeren Flaschen zu navigieren? Lassen Sie die Unordnung auf Ihrem Schreibtisch nicht Ihre Produktivität beeinträchtigen. Räumen Sie mal wieder gründlich auf.
Schritt 1: Klar Schiff machen
Machen Sie nicht den Fehler, alles von A nach B zu schieben, sondern räumen Sie den Schreibtisch zunächst komplett leer. Einzig Computer, Telefone und andere fest installierte Gegenstände dürfen stehen bleiben. Den Rest breiten Sie auf einem Tuch auf dem Boden oder einem anderen großen Tisch aus.
Das gilt auch für Gegenstände, die sich in Schubladenschränken und anderen Ablagefächern rund um den Schreibtisch befinden. Sortieren Sie die Gegenstände in einzelne Grüppchen, also zum Beispiel:
- Unterlagen
- Schreibutensilien
- Kleinkram etc.
Bei dieser Gelegenheit unterziehen Sie den Schreibtisch gleich einer gründlichen Reinigung.
Schritt 2: Gegenstände ordnen
Damit Sie bei all den Gegenständen nicht den Überblick verlieren, sollten Sie sie sortieren. Dazu eignet sich das folgende System mit vier Kategorien. Nutzen Sie am besten vier große Behälter, in die Sie die Gegenstände einsortieren:
- Abfall: In diesen Behälter kommt alles, was den Weg nicht wieder zurück in Ihren Schreibtisch finden darf: Kaputte Stifte, alte Notizzettel, abgelaufene Süßigkeiten etc.
- Arbeit: Diese Kategorie setzt sich aus allem zusammen, was Sie für Ihren Job brauchen: Dokumente, Schreibutensilien, Locher, Schere etc.
- Akten: Alles, was eigentlich längst in irgendeinen Ordner oder eine Ablage hätte einsortiert werden sollen, kommt in diese Kiste. Im Anschluss bringen Sie die Sachen direkt an Ihren Bestimmungsort.
- Alltag: Übriggebliebenes ordnen Sie dieser Kategorie zu. Das kann alles sein, was nicht direkt mit Ihrer Arbeit zusammenhängt: Familienfotos, Stressbälle, Handcremes, Süßigkeiten etc.
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Schritt 3: Zurück zum Schreibtisch
Nun, da Ihr Schreibtisch so herrlich leer ist, sollten Sie sich der Erstellung eines Ordnungssystems widmen. Je strukturierter das System, desto weniger Unordnung wird künftig herrschen. Folgende Hilfsmittel unterstützen Sie dabei, die Ordnung im Büro zu halten:
Ablagefach: Hier landen alle Dokumente und Briefe, die Sie erhalten. So liegen sie nicht wahllos auf dem Schreibtisch herum und geraten in Vergessenheit.
Drei-Fächer-System: Die Unterlagen, die im Ablagefach landen, sollten wiederum sortiert werden. Dazu eignen sich drei Fächer mit absteigender Priorität:
- Sofort: Höchste Priorität, muss sofort erledigt werden.
- 24 Stunden: Hat bis morgen Zeit, ist dennoch dringend.
- 72 Stunden: Muss warten, bis Zeit dafür ist, darf aber nicht vergessen werden.
Natürlich können Sie noch weitere Fächer einrichten oder die Prioritätsstufen Ihrem Arbeitsfluss angleichen. Diese strikte Taktung verhindert jedoch, dass etwas gar nicht erledigt wird, da es nach höchstens 72 Stunden wieder angegangen wird.
Extra-Tipp: Heften Sie an die Fächer jeweils das Einsortierungsdatum der dringlichsten Aufgabe. So behalten Sie die Bearbeitungszeit im Auge.
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Schnellzugriff: Anleitungen, Dokumentationen oder Zeitschriften, die Sie jeden Tag für Ihre Arbeit benötigen, sollten ebenfalls einen festen Ort haben. Dazu eignen sich zum Beispiel einfache Stehordner, die einen schnellen Zugang zu den Dokumenten erlauben.
Fächermappe: Unterlagen, auf die während eines bestimmten Projektes immer wieder zugegriffen werden muss, finden in einer Fächermappe (ANZEIGE) ihren Platz. Diese bietet den Vorteil, dass mehrere Projekte gleichzeitig abgelegt werden können und sie trotzdem leicht zugänglich sind. Kurz vor Feierabend legen Sie die Dokumente zurück in die Mappe und schließen Sie ein.
Sichtbuch: Mit diesen zugegebenermaßen etwas in die Jahre gekommenen Sortierhilfen haben Sie wichtige Dokumente immer im Blick. Am besten nutzen Sie ein Sichtbuch mit Ständer, sodass Sie ganz einfach durch die Seiten blättern können. Vorteil: Sie müssen Ihren Schreibtisch seltener aufräumen.
Schritt 4: Schreibtisch richtig organisieren
Der Schreibtisch ist sauber, das Ordnungssystem steht. Nun gilt es nur noch, ihn sinnvoll zu organisieren.
Überlegen Sie, welche Gegenstände und Dokumente Sie im Arbeitsalltag am häufigsten benötigen. Diese sollten leicht zugänglich auf dem Schreibtisch oder in den obersten Fächern Ihrer Schubladenschränke positioniert werden. Nach unten hin nimmt die Wichtigkeit ab.
Fallen Ihnen dabei Gegenstände auf, die Sie so gut wie nie benutzen, sind diese besser in einem gemeinschaftlich genutzten Schrank aufgehoben.
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Schritt 5: Ordnung halten, weniger aufräumen
Jedes Ordnungssystem verliert seinen Sinn, wenn es nicht eingehalten wird. Daher hilft es, täglich in kurzen Intervallen den Schreibtisch aufzuräumen.
Nehmen Sie sich zum Beispiel morgens, mittags und abends fünf Minuten Zeit, um Ihre Unterlagen zu ordnen. Morgens bereiten Sie den Tag vor, mittags räumen Sie alles weg, was am Morgen angefallen ist und legen die Arbeit für den Rest des Tages bereit. Abends räumen Sie schließlich alles an seinen Platz zurück.
Tipp: Es wird sich nicht vermeiden lassen, dass mit der Zeit wahlloser Schnickschnack auf Ihrem Schreibtisch landet. Damit dieser nicht zu einem alles einnehmenden Chaos anwächst, legen Sie eine extra Schublade für solches Zeugs an, das zwar keinen Nutzen hat, aber auch zu schade ist, um es wegzuwerfen.
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